コラム

2020.11.02 06:00

ファイルとは?企業で情報を共有するときに便利なファイルの管理方法は?

今さら聞けないICT用語 ファイルとは?
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ファイルはコンピュータでデータを保存するときに使われる基本単位のことです。

ファイルについて図解する画像。詳細は本文を参照。

ファイルはハードディスクやSSD、USBメモリ、CD/DVDなどの記憶装置に保存するときに使うだけでなく、ネットワーク経由でデータをやり取りする際にも、一つのまとまりとして扱われます。

このとき、ファイルには区別するための名前をつけることができ、ファイル名と言います。また、そのファイルをどのアプリケーションで開くか判断するために、ファイルの種類を表す「.txt」や「.jpeg」などの拡張子を付けます。

コンピュータの中には多数のファイルが存在するため、これらを整理するために、複数のファイルをまとめて扱うフォルダ(ディレクトリ)の中に格納します。

「ファイル」についての素朴な疑問

「企業でファイルをうまく管理するにはどうすればいいのだろう?」

解決のヒント

個人が自宅でプライベートのパソコンを使っている場合、手元のパソコンの中だけにファイルを保存していても問題ないでしょう。他の人とファイルを共有する必要もなく、それほど重要なファイルも多くありません。

しかし、ビジネスで使うファイルの場合、複数人でファイルを共有する必要があることは少なくありません。メールでファイルを添付して送信するなどの方法もありますが、一般的にはファイルサーバーやファイル共有サービスを使います。

ファイルサーバーはネットワーク上に設置される、ファイルを集中管理するサーバーのことです。データをまとめて管理することで、複数人が同じファイルを利用できますし、バックアップを取得する場合もこのサーバーだけを管理すれば一括して作業できます。

最近ではクラウド上でファイルを管理するファイル共有サービスも多く登場しています。OneDriveやGoogle Drive、iCloudなどはオンラインストレージとも呼ばれ、利用者数やデータ量に応じた金額を月額で支払うことで、サービスを提供している事業者が適切に管理してくれます。

セキュリティ面や利便性、コストなどを意識して最適な管理方法を検討しましょう。

iCloudは、米国その他の国におけるApple Inc.の商標または登録商標です。

増井氏の顔写真

執筆者

増井 敏克

増井技術士事務所 代表。技術士(情報工学部門)。情報処理技術者試験にも多数合格。ビジネス数学検定1級に合格し、公益財団法人日本数学検定協会認定トレーナーとしても活動。「ビジネス」×「数学」×「IT」を組み合わせ、コンピュータを「正しく」「効率よく」使うためのスキルアップ支援や、各種ソフトウェアの開発を行っている。『IT用語図鑑』など著書多数。

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