コラム

2020.11.09 06:00

情報基盤を経営に活用!「あるある」から課題を見つけよう

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1分で課題がわかる!「情報基盤の最適化」経営課題チェックリスト

御社のデータ、有効活用できてますか?チェックリストで課題を見つけよう

情報基盤最適化のための経営課題を見つけるチェックリストを無料配布中。当てはまる「あるある」にチェックを入れるだけで、会社が抱えている問題のタイプを診断できます。手元に置いて、課題解決の見直しにも。

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あなたの会社はいくつ当てはまる? あるあるチェック

「あるあるから見つける経営課題」シリーズ、第4回のテーマは「情報基盤の最適化」です。

情報基盤の最適化という言い方は少し難しいですが、要するに会社に眠っているさまざまな情報やデータを活用して、経営に活かしていこうということです。

自社で集めた情報は、自社だけのかけがえのない経営資源です。それを活用せずに眠らせているのはもったいない。せっかくの情報やデータを無駄にしていないか、まずはあるあるチェックで確認してください。

  • 月1回の経営会議でマーケティングデータやPOSデータを確認している

  • 月次経営会議に出される資料の形式が毎回微妙に違う

  • 経理データは売上や利益を確認するためのものだと思っている

  • 顧客データベースが紙のファイルで保存されている

  • 同じファイル名で(1)(2)…と付番されたファイルが増えていく

  • CRMを導入したが営業現場ではあまり使っていない

  • 担当者がエクセルデータの整理に追われている時間が多い

  • データ活用で業務成績が向上したことがない

  • 売上や利益の達成目標の根拠がよくわからない

  • 会議では進捗報告の時間が多く行動計画を話す時間が少ない

放置はダメ絶対!会社のピンチにつながります

「うちの会社は5つ以上当てはまるぞ」と思ったら、あなたの会社は情報基盤の最適化に課題あり!(1つでも当てはまるものがあれば要注意です。)

不確実な経営環境の中で、少しでも経営を改善していくためには、蓄積された情報やデータの活用は欠かせません。そのため多くの企業が情報活用に取り組んでいます。

しかし、正しい情報活用のノウハウがないと、逆に無駄な手間が増えたり、空回りに終わってしまったりすることも……。正しい情報活用のノウハウを蓄積していきましょう。

中小企業によくある「情報基盤の最適化」問題のタイプと、解決へのヒント

データの活用目的がはっきりしていないタイプ → 何のためのデータ活用かをもう一度考えてみよう

  • 経理データは売上や利益を確認するためのものだと思っている

  • CRMを導入したが営業現場ではあまり使っていない

  • 売上や利益の達成目標の根拠がよくわからない

データ活用をおこなう基本的な流れは、

①データ活用の目的を設定→②収集したデータの共有・統合→③新しい知識の発見

という3ステップになります。

中小企業でよくあるのが、そもそも①の「目的」が設定されていない、あるいは、あいまいな目的になっているケースです。

たとえば、「最新の売上や粗利益の数字を正確に知る」ことを目的にしていたらどうでしょうか?これは会社の管理には役に立つかもしれませんが、そこからは、たとえば「売上を増やすためにはどうすればいいのか」という新しいアクションにつながる発見は得られません。経理システムを導入しても、それだけではプラスアルファの目標達成には結びつかないのです。

「粗利益を10%増やす」という目的を設定したならば、その目的のためにどんなデータが必要なのかを考えなければなりません。たとえば、顧客タイプごとの製品別売上データ、顧客ごとの成約率、製品別の売上構成比、粗利益率など、基本的なデータを組み合わせてクロス集計分析をするだけで、「粗利益を10%増やす」ための基本的な方向性が見えてくるでしょう。

このようにデータ分析の目的を明確にしておかないと、社内にデータを活用しようとう機運が浸透せず、たとえばCRMなどのシステムを導入しても現場で十分に利用されないといった状況になりかねません。

注:クロス集計分析とは、簡単にいえば、調べたい対象を細かく分けて、分類した対象ごとに掛け合わせて(クロスして)分析することです。

たとえば、製品の満足度調査をして「満足、普通、不満」の3種類にわけたとき、満足が65%、普通が20%、不満が15%だったとします。一方、会社の顧客が男性60%、女性40%だとします。ここまでが普通の集計です。

クロス集計分析とは、両者をかけあわせて、男性の「満足、普通、不満」、女性の「満足、普通、不満」を調べるということです。

もし、全体の満足は65%だったのに、男性の満足が45%しかないとわかったら、男性は顧客の割合として多いのに、女性より満足度が低いということになりますから、男性顧客の満足を高める施策に力を入れなければならないという結論になります。

データの収集や活用が不正確あるいは遅いタイプ → スピードを重視して小さいヒットを重ねよう

  • 月1回の経営会議でマーケティングデータやPOSデータを確認している

  • データ活用で業務成績が向上したことがない

  • 会議では進捗報告の時間が多く行動計画を話す時間が少ない

データ活用の目的を設定してもうまく利用できない場合があります。その多くは、データの発見と活用とのサイクルが遅すぎるためです。

よくあるのが、データを活用してなにか新しいことをしようとしたとき、いちいち社長まで稟議を通したり、毎月の経営会議で確認したりといった会社。そんなことをしているうちに、状況はどんどん変わってしまいます!

大切なのは、ある程度、現場の裁量にまかせて、小さなヒットを重ねることです。その考え方を表す言葉に、「OODAループ」(ウーダループ)があります。

これは「データの確認と判断をし、意思決定をし、行動をする。そして、行動から得られたデータを再び確認して新しい行動につなげる」というループを表しています。こういうループで、わずかでも売上やコンバージョン率が向上すれば、現場の担当者は嬉しいものです!

それをヒントにして、さらに新たな活用方法を見つけようとハッスルするでしょう。こんな現場での小さな積み重ねが大きな経営的成果につながるのです。

逆に、そういった小さな成功の体験がないと、現場レベルでデータの収集や活用をていねいに実施する機運が高まりません。すると、「どうせすぐに使わないなら、テキトーでいいよね」とデータ入力がいい加減になったり、データ分析を無視したりするようになってしまいます。

データ収集の共通ルールを決めていないタイプ → 全社的なデータ管理、ファイル管理のルールを作ろう

  • 月次経営会議に出される資料の形式が毎回微妙に違う

  • 顧客データベースが紙のファイルで保存されている

  • 同じファイル名で(1)(2)…と付番されたファイルが増えていく

  • 担当者がエクセルデータの整理に追われている時間が多い

エクセルなどのオフィス系ソフトで、顧客データや予算データ、売上データなどの業務データを管理していることはよくあります。その際、全社的に統一したフォーマットがなく、部署ごと、担当者ごとにバラバラの書式で作成していると、会議の報告者ごとに異なる書式で報告されるので、すごくわかりにくいことに!

また、同じファイル名で、「8月報告書(1)」「8月報告書(2)」、さらには「8月報告書(2)のコピー」「8月報告書(2)のコピー(1)」などとファイルが増殖していき、なにがどう違うのか、わけがわからなることも。

そんな状況で全社的なデータ活用をしようとすると、ファイルの確認と整理だけで残業になりかねません。

まず、データの収集、活用のためには、統一フォーマットの作成からはじめましょう。その上で、よりデータ活用の頻度が高まってきたときはBI(Business Intelligence)ツールの導入を検討するのも一法です。

BIツールとは、社内にあるさまざまな形式のファイルをまとめて管理するための専用ツールです。ただし、BIツールの導入に際しても、情報システム部門にまかせきりにせず、何のために導入するのかという目的を明確にし、また目的達成のために各部門で必要なデータを確認するなど、十分に準備をして進めることが必要です。

まとめ

情報基盤の活用、あるいはデータドリブン経営といった言葉からは、ビッグデータをAIで分析するといった高度で先進的な内容をイメージするかもしれません。

しかし実際には、まず正確なデータを収集し、平均値や中央値、クロス集計といった、基本すらできていない会社が多いのです。

逆にいうと、その基本にしっかり取り組むだけでも差がつきます。大切なことは、まずやってみてフィードバックを得るプロセスをスピーディに繰り返すことです。

社員のだれもが情報活用について手軽に確認できて、社内に足りないところがなんなのかを確認できるチェックシートをご用意しました。このシートを使えば、情報基盤活用の気づきが得られるでしょう。この記事の下からダウンロードし、ぜひ貴社の課題解決にお役立てください。

取材・文:編集部

高橋佑輔さんの顔写真

取材協力

高橋佑輔(たかはし ゆうすけ)

公益財団法人日本生産性本部 主任経営コンサルタント。中小企業診断士。国会議員公設秘書として、選挙区における政策・広報・選挙等の各種戦略の統括責任者を務める。その後、中小企業のマーケティング担当役員、経営再建担当役員を経て、現職。

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