コラム

2020.10.12 06:00

生産性を高めて会社を元気に!「あるある」から課題を見つけよう

あるある!から見つける経営課題 生産性を高めて会社を元気に!「あるある」から課題を見つけよう
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1分で課題がわかる!「業務生産性向上」経営課題チェックリスト

御社の業務生産性向上の課題はどこ?1分でわかる簡単チェックリスト

業務生産性向上の経営課題を見つけるチェックリストを無料配布中。当てはまる「あるある」にチェックを入れるだけで、会社が抱えている問題のタイプを診断することができます。手元に置いて、課題解決の見直しにも。

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あなたの会社はいくつ当てはまる? あるあるチェック

「あるあるから見つける経営課題」シリーズ、第3回のテーマは「業務生産性向上」です。日本企業の生産性が世界的に見て低いレベルにとどまっているという話は、どこかで聞いたことがあるでしょう。

実は、日本企業の中でも、大企業と中小企業とでは生産性に大きな開きがあり、中小企業は特に生産性の低さが際立っています。うちの会社、ひょっとして生産性が低い?と思ったら、まずはあるあるチェックで確認してみてください。

  • 現場で忙しい時と手待ちで暇な時の差が大きい

  • 「お客様は神様」なので、どんな要望にも応えるべき

  • 営業で大切なのは熱意と訪問回数だ

  • めったに売れない商品もカタログには載っている

  • 現場で運搬や手待ちの時間を計ったことがない

  • 外注を使うとコストがかかるので、社内でやれることは社内でやる

  • 同じような資料を何度も作っている気がする

  • 経理部門、製造部門、営業部門など、部署間の仲が悪い

  • 売上が伸びて忙しくなっているのになぜかお金が残らない

  • 「いい製品をつくれば売れる」というのが社長の口ぐせ

放置はダメ絶対!会社のピンチにつながります

「うちの会社は5つ以上当てはまるぞ」と思ったら、あなたの会社は業務生産性向上に課題あり!(1つでも当てはまるものがあれば要注意です。)

社員人数が限られている中小企業だからこそ、一人当たりの生産性が会社全体の業績に大きな影響を与えます。

昔ながらのなじんだやり方を変えたくないからと、生産性向上への取り組みが遅れては、競争力の低下は避けられません。今すぐ、できるところから改善をスタートしましょう。

中小企業によくある「業務生産性向上」問題のタイプと、解決へのヒント

無駄な作業の見直しができないタイプ → RPA、AIICTなどの利用で自動化、省人化を進めよう

  • 現場で忙しい時と手待ちで暇な時の差が大きい

  • 現場で運搬や手待ちの時間を計ったことがない

  • 同じような資料を何度も作っている気がする

生産性は「一定期間の生産成果(アウトプット)/労働の投入量(インプット)」で測られます。そのため、「生産に直接結び付かない労働」を減らせば、生産性は高くなります。

たとえば、工場などの製造現場であれば、材料や仕掛品の運搬時間や、工程間の手待ち時間、段取り替えにかかる時間などは、労働時間の内部ですが、直接生産に結び付くものではありません。したがって、これらの時間を減らすことは生産性向上に大いに役立ちます。

そのため、まず現状把握、つまり生産に寄与していない時間がどれくらいあるのかを測ることから始めます。もし、そういった計測をしたことがなければ時間計測をすることが改善への第一歩となります。

また、事務仕事であっても、日次の販売動向など同じ種類のデータを毎日集計したりといった単純な繰り返し作業をRPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)で自動化したり、一定のルールに沿った顧客対応であれば簡易的なAI(チャットロボットなど)を導入するなどで省人化できます。その浮いた時間を、より創造的な活動に充てることで生産性を高めることが可能です。

売上を減らさないためにどんな仕事でも引き受けるタイプ → 自社の強みが活かせるコア業務や、利益率の高い製品、顧客に経営資源を集中しよう

  • 「お客様は神様」なので、どんな要望にも応えるべき

  • めったに売れない商品もカタログには載っている

  • 外注を使うとコストがかかるので、社内でやれることは社内でやる

  • 売上が伸びて忙しくなっているのになぜかお金が残らない

「仕事がなくなることが不安」「お客が減ることが怖い」。これは中小企業の経営者なら誰しもが持つ感覚でしょう。

しかしそれが行き過ぎて“お客様は神様です”とばかりに顧客のどんな無理難題にでも応えようとすると、儲けが少ない製品を作り続けてしまったり、ひどい場合は赤字受注を強いられたりすることになります。やがて、忙しい割にはお金が残らず、社員に疲労ばかりが溜まっていく、生産性の低い会社ということに…。

それを防ぐには「うちの会社の強みはどの業務・商品か」をしっかりと把握して、強みが活かせる業務や商品に、経営資源(人・モノ・カネ)を集中させることが大切です。強みが活かせる業務や商品とは、高い利益率が得られる業務や商品ということでもあります。

逆に、強みが活かせない業務や商品は、多少の売上があっても思い切って廃止する、あるいは廃止できないのならアウトソーシングして切り離すことを検討します。

経営資源の限られた中小企業だからこそ、生産性向上のためには「選択と集中」が不可欠なのです。

生産性を測るためのデータがないタイプ → 管理会計データは、最低限セグメント別の粗利率(または限界利益率)をチェックしよう

  • 営業で大切なのは熱意と訪問回数だ

  • 経理部門、製造部門、営業部門など、部署間の仲が悪い

  • 「いい製品をつくれば売れる」というのが社長の口ぐせ

よく「来期は10%の売上アップを目指そう」と、売上高ベースの経営目標を掲げる社長がいます。それはそれで意味のあることですが、生産性を高めるための目標数値としては、ふさわしくありません。生産性が低いままでも社員全員が長時間がんばって働けば売上は増えるからです。

生産性とは、あくまで労働成果と労働時間との対比で表されるものです。そして生産性を向上させるためには、個々の業務プロセスを見直して無駄を省いたり、強みを活かせる業務や商品に経営資源を集中させたりすることが必要です。

その前提となるのが、部門、商品、顧客ごとなどに区分した利益率や損益分岐点売上高といった数値データを把握することです。

このようなデータは、「管理会計」と呼ばれる分野のデータになります。どんな会社でも決算書を作るための会計データ(これを「制度会計」といいます)は持っていますが、管理会計のデータをきちんと用意している会社は少数派になります。

本格的に生産性向上を図っていくには、管理会計データをしっかりと用意して、数値データを基準にした業務の改善や「選択と集中」を進めなければなりません。

また、数値データを基準とすることで、異なる部門間のコミュニケーションも客観的に進めることが可能になります。

逆に、数値データを基準にしていない会社では、「いい製品をつくっていれば売れる」とか「営業は情熱があれば成功する」といった、抽象的であいまいな精神論で会社や業務の方向が決められてしまいます。それでは、生産性を向上させることは不可能です。

まとめ

中小企業が大企業と異なるのは、経営資源(人、モノ、カネ)が限られることです。だからこそ無駄を省き、高い労働生産性を実現させなければなりません。

そのためにはまず、生産性が高いとはどういうことなのかを、経営陣だけではなく、社員全員がきちんと理解しておくことが大切です。

その上で、現状の業務ごとや商品ごとの生産性を数値データで把握し、何をどうすれば改善できるのかを、データを基準として考えていきます。

そういう会社であれば、組織生産性は飛躍的に高まるはずです。

今回の記事をもとに、生産性向上の課題を確認できるチェックシートの資料をご用意しました。この記事の下からダウンロードし、ぜひ貴社の課題解決にお役立てください。

取材・文:編集部

矢島浩明さんの顔写真

取材協力

矢島浩明(やじま ひろあき)

公益財団法人日本生産性本部 主席経営コンサルタント。上智大学経済学部経営学科卒業後、パイオニア株式会社にて勤務後、経営コンサルタントとして各種事業体の診断指導、人材育成の任にあたる。著書に『企業経営の理論と実践』(共著、学文社)など。

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