事例集

2021.10.19 06:00

事業拡大に基幹システムが対応できない!情報共有も進まない!打った一手は? エステーケー(宮城県)

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油圧ショベルカーは万能の重機だ。アームの先端にある掘削用のバケットを取り換えるだけで、さまざまな作業に活用できる。「掘る」「切る」「砕く」「穴をあける」―。作業内容によって、さまざまなアタッチメントが開発され、ショベルカーの活躍の場を広げている。

仙台市宮城野区にあるエステーケーは、建物の解体や産業廃棄物処理に特化したアタッチメントの製造・販売・修理を手掛ける。鉄骨を切断するアイアンカッター、コンクリートを砕く圧砕機やブレーカーなどの特殊なアタッチメントを数多くそろえる。宮城県を中心に岩手県、福島県などで事業を展開。2014年にはレンタル事業にも参入した。

「レンタル事業を始めて事業の幅が広がったのですが、事務部門には大きな負担を与えていました。負担軽減が課題だったのですが、ようやく対策を打つことができました」。岩佐信清社長はこう語り、頬を緩ませた。この取材の2カ月前、2021年7月に経営を引き継いだばかりだ。

解体用アタッチメントなどを製造・販売 レンタルにも参入


エステーケーの設立は1997年。アタッチメント製造会社で東北支社長を務めていた岩佐社長の父が設立した。その会社が解散することになり、支社の社員や資産を引き継いで起業した。経営不振だった本社とは裏腹に東北支社の事業は好調で、事業の継続を求める社員や取引先の声に背中を押され、経営の先頭に立つことになったという。

エステーケーの岩佐信清社長

エステーケーの岩佐信清社長


「もともと機械整備のサービスマンだった父は顧客のニーズに応じてアタッチメントの設計製作にも携わっていました。廃プラスチックや廃木材などを破砕・圧縮し、減容化する『エコカッター』と呼ばれるアタッチメントを開発して2010年に業界で初めて投入しました。現場の声をフィードバックして、改良を重ねた成熟度の高い製品で、県内ではシェアトップを誇っています」

事業の大きな転機となったのは、2011年の東日本大震災。被災した建築物の解体や廃棄物処理など復興需要の拡大とともにアタッチメントの受注や修理の依頼は急増。業界のニーズに対応しようと、レンタル事業をスタートさせた。アタッチメントのレンタルだけでなくショベルカーも用意するなどサービスも充実化。アタッチメントの着脱の面倒がなく、レンタルしてすぐに作業にとりかかれるとあって取引先からの評価も高く、事業は順調に推移している。

複雑なレンタル事務を表計算ソフトで対応…“二重”の作業が重荷に


その一方で、レンタルに関連する業務が事務スタッフに重くのしかかっていた。

「これまで販売管理や財務会計に活用していた基幹システムがレンタル事業に対応していなかったことが大きな原因だったのです」と岩佐社長は明かす。

現在、どこの取引先にレンタルし、いつまでに戻ってきて、次の取引先にいつからレンタルできるのか。レンタル事業では、レンタル品一つ一つの稼働状況をみなくてはならない。取引先に貸し出した機器や期間によってレンタル料の料金体系は複雑で、請求書の作成も通常の商品販売とは違う手間がかかる。基幹システムを活用できず、紙と表計算ソフトを使った管理をせざるを得ない状況だった。

「稼働状況は紙ベースで管理していました。一目でわかるようA3サイズの大きな用紙にカレンダーを印刷して、手書きで記入していました」と事務を担当する岩佐社長の妹、智美さん。「表計算ソフトに請求書作成のひな型を作って顧客名や機械名、日付、金額などをすべて手入力で対応していました」と同僚の菅原由さんはその苦労を吐露した。

事務を担当する菅原由さん(右)と岩佐社長の妹、智美さん。ICT化で事務作業が大幅に軽減された

事務を担当する菅原由さん(右)と岩佐社長の妹、智美さん。ICT化で事務作業が大幅に軽減された


売上など財務会計上必要なデータは、いったん表計算ソフトで集計し、基幹システムに入力する。好調とはいえ、レンタル事業の売上はまだ全体の1割程度。事務作業は二重の手間がかかっていた。

経営管理の面からも支障は多かった。「業務全体の状況をチェックする時もレンタル事業は基幹システムだけでは詳細が分かりません。そのたびに表計算ソフトを開いて調べていました」と岩佐社長。経営判断をスピードアップする上でもICT化の必要性に迫られていた。

業務の軽減、ペーパーレス、業務内容を分析 一元化の効果は絶大


「現行の基幹システムを一元化できないか」

当時、副社長だった岩佐社長。まずは既存の基幹システムのカスタマイズ化を模索した。レンタル事業の管理に必要なプログラムを新たに組み込めないかチャレンジしたが、今まで通りの事務作業を踏襲した形で、必要な機能を追加することが難しかった。

コンクリート圧砕用のアタッチメント。間近でみると、その大きさに驚く

コンクリート圧砕用のアタッチメント。間近でみると、その大きさに驚く


その中で、巡り会ったのが、レンタル業向けに開発された販売管理ソフトだった。レンタル管理に必要なデータを一元的に管理でき、しかも見やすい。レンタル業特有の複雑な請求方法に対応した自動計算機能が標準装備されている。何よりも大きかったのは、使い慣れた基幹システムと連携できる点だった。

岩佐社長は、このソフトの導入を決定。基幹システムもアップデートし、2021年初頭から稼働させている。

効果はてきめん。「これまで手書きだった作業がなくなり、ずいぶん負担が軽減されました。A3用紙に印字していた稼働状況もパソコン上で確認でき、ペーパーレスにもつながっています」と菅原さん。一元化によってレンタル事業の全体像が可視化され、分析も可能になった。「稼働状況などのデータを蓄積して、今後のマーケティングや新しい機器の投入などの検討にも活用したい」と岩佐社長は期待をかけている。

グループウエアで社内情報を共有 業務の効率化が加速


エステーケーでは、ICTの活用で、さらなる業務の効率化を実現させた。グループウエアの導入だ。社内のネットワークを活用して、社員間の情報共有やスケジュール管理など幅広い業務を支援。エステーケーでは、勤怠管理や申請・承認、業務連絡などをグループウエアで一元管理することで、業務効率化が一気に加速した。

修理工場にはインタラクティブホワイトボードが設置され、作業状況が「見える化」されている

修理工場にはインタラクティブホワイトボードが設置され、作業状況が「見える化」されている


主要事業の一つである修理の業務では、作業の進捗などを報告の作成はすべて手書きで行われていた。現場スタッフが書いた報告書類は事務スタッフがパソコンに入力する。

この作業をグループウエアで管理する仕組みに変更。事務スタッフを介さず、現場が直接、作業の進捗状況などをグループウエアに入力するようにした。工場には、パソコン画面を映し出すインタラクティブホワイトボード(電子黒板)を設置。作業状況を図表化し、ひと目でわかるように表記できるようにした。こうした情報は、事務、営業はじめ全社員で共有している。

「営業先で修理を依頼された製品がいつ戻ってくるのか聞かれても、パソコンやタブレットでグループウエアをみれば進捗状況がすぐに確認できます。進捗率が50%だったら、『何日後くらいには戻せますよ』といった具合です。取引先とのコミュニケーションも円滑になりました」と岩佐社長は評価する。

おかげで営業から工場への進捗確認の電話での問い合わせは飛躍的に減ったそうだ。

電話のやり取りは「非効率の代表例」ともいえる。以前であれば、営業からの問い合わせを事務スタッフが受けて、スケジュールをまとめた表計算ソフトを調べて教える。工場から日報が上がっていない内容があれば、工場に問い合わせなくてはならない。

「工場は油を使った作業が多い。電話に出るために汚れた手を拭かないといけない。溶接など温度調整が必要な作業もあります。作業が止まって、せっかく熱したモノが冷えてしまったら、やり直しです。作業時間のロスにつながります」と岩佐社長は話す。

「私たちがやる業務の内容はガラリと変りました。以前は手書きの紙をひたすらパソコンに打ち込んで、間違いがないか内容を突き合わせて…。その作業がなくなり、後回しにしていた仕事に手を回せるようになりました」と菅原さんと智美さんは口をそろえた。

仙台市宮城野区にあるエステーケーの本社

仙台市宮城野区にあるエステーケーの本社


岩佐社長によると、会社の月平均の残業時間は7時間半ほどに減少。定時に帰る社員の数は目に見えて増えてきたという。

「『やらなくてはならないことが増えた』『パソコン入力にかける暇がない』と不満を漏らす声もありますが、全体をみると、一人一人の負担の何倍、何十倍も効率化につながっていると実感しています」と岩佐社長は目を細めた。

無駄の排除と「見える化」がもたらす新たな可能性


エステーケーが一連のICTの導入で得たのは、無駄の排除と業務の「見える化」だ。無駄を排除することで、さまざまなことにチャレンジできる時間や人材の余裕が生まれる。業務を「見える化」すると、今まで気が付かなかったビジネスチャンスが浮かび上がり、次の一手も打ちやすくなる。これらの財産をいかに次の成長につなげるか。岩佐社長の今後の手腕に期待したい。

事業概要

法人名

株式会社エステーケー

所在地

宮城県仙台市宮城野区中野5-8-19

電話

022-352-4880(代)

設立

1997年11月

従業員数

23人

事業内容

建設機械のアタッチメントの設計ならびに製造、販売、レンタル、修理

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